Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et que vos projets deviennent plus ambitieux, vous pouvez gérer votre charge de travail de trois façons principales:
– Vous pouvez tout garder en interne?.
– Vous pouvez utiliser une seule agence avec une variété de compétences?.
– Vous pouvez utiliser plusieurs agences, chacune avec une expertise spécifique.
Mais comment savoir quelle option est la meilleure pour vous ?
Cette décision peut être basée sur l’échelle de travail, de grands projets pour l’avenir ou même simplement sur votre type d’entreprise lui-même. Par exemple, une entreprise en démarrage qui veut réduire ses frais généraux peut tout garder à l’interne ou faire appel à une seule agence qui possède toutes les compétences requises, tandis qu’une entreprise à grande échelle qui a beaucoup de projets différents en cours en même temps peut choisir d’employer plusieurs agences.
Quel que soit votre choix, il doit être la bonne décision pour vous ; un mauvais choix peut conduire à un manque d’expertise spécifique pour votre projet, ou même beaucoup d’agences différentes qui ne s’entendent pas ou deviennent territoriales.
Il peut être bruyant d’employer des agences multiples, mais il y a des avantages à les utiliser, alors comment faire en sorte que cela fonctionne pour tirer le meilleur parti de vos agences ?
La transparence
Pour tout groupe travaillant ensemble, la clé du succès est la transparence. Il est important que vos agences soient à l’aise les unes avec les autres et désireuses de partager leurs compétences et leur expertise pour atteindre un objectif commun. Le fait d’être territorial par rapport au travail n’entraînera qu’un retard de productivité et des erreurs qui peuvent faire reculer un projet encore plus loin. Assurez-vous de transmettre cette attente à vos agences dès le début et tout au long du processus, mais félicitez aussi le bon travail d’équipe lorsque vous méritez de maintenir un environnement positif.
L’une des façons dont nous restons transparents est d’organiser des réunions régulières avec le client lorsque toutes les agences sont impliquées. De cette façon, nous sommes encouragés à parler ouvertement dans un environnement amical et à partager nos progrès sur le projet. Il est précédé d’un rapport d’étape soumis par chaque organisme sur un disque partagé, afin que d’autres puissent voir où ils en sont avec les différents éléments du projet et en faire état dans l’appel de l’organisme si nécessaire.
Nous nous incluons également les uns les autres dans tous les courriels pertinents qui sont envoyés au client ou autrement, afin que tout le monde soit tenu au courant et que le client puisse voir le projet efficacement. Une chose à garder à l’esprit avec cela, cependant, c’est qu’avec trop de personnes impliquées la productivité d’une tâche peut être ralentie. Dans ce cas, n’ayez pas peur d’encourager vos agences à communiquer sans l’apport du client pour les petites décisions.
Fusionnez vos compétences
Bien qu’un seul organisme puisse avoir tous les rôles que vous désirez, il n’a pas nécessairement les compétences exactes dont vous avez besoin pour réaliser votre projet de la manière la plus efficace. C’est là que travailler avec plusieurs agences est d’un grand avantage, car vous pouvez choisir chaque agence en fonction de son domaine d’expertise.
Il est important que les organismes de votre choix comprennent qu’on s’attend à ce qu’ils partagent leurs compétences avec d’autres organismes qui ne les possèdent pas et qu’à leur tour, eux aussi doivent être disposés à acquérir les compétences qu’ils n’ont pas. Par exemple, si vous avez une agence de design et une agence de copywriting qui créent une campagne imprimée, il est vital pour l’agence de design d’écouter les copywriters pour créer le bon design autour de leur contenu et pour le copywriter d’écouter l’agence de design pour créer ce contenu au design. En travaillant ensemble, c’est la seule façon pour eux de créer la campagne la plus mémorable pour transmettre votre message.
Les procédés et rapports
Lorsqu’il s’agit de traiter avec une ou plusieurs agences, il est impératif de communiquer vos attentes dès le premier jour et un moyen efficace de s’assurer qu’elles sont satisfaites consiste à définir clairement les processus et à produire des rapports réguliers.
L’un des processus que nous avons jugés essentiels du point de vue de l’organisme est un plan détaillé de la façon dont l’approbation est obtenue. Cela doit être clair comme de l’eau de roche avant qu’un projet ne soit entrepris afin d’éviter les pertes de temps et d’argent pour votre entreprise. Ce document a été distribué sous la forme d’un document auquel on peut se référer, mais qui peut aussi être communiqué verbalement ou par courriel.
Les autres processus que vous pouvez définir sont:
– Le briefing : créer un processus clair au début de chaque projet pour s’assurer que les bonnes tâches sont déléguées à la bonne équipe et qu’il n’y a pas de crossover..
– La communication : définir les adresses email du groupe et qui doit être inclus dans quelle communication.
– Les réunions : fixez des jours spécifiques pour une réunion régulière ou un appel de rattrapage .
Les rapports réguliers présentent de nombreux avantages tant pour l’organisme que pour le client. En tant qu’agence, elle vous permet de voir les progrès des autres agences et leurs prochaines étapes, ce qui est très utile si vous attendez qu’elles terminent quelque chose avant de pouvoir commencer. Alors qu’en tant que client, il vous donne un aperçu fantastique de l’avancement de votre projet et vous permet d’identifier tous les pièges et de les écraser dans l’œuf avant qu’ils ne deviennent un problème.
